3 Jenis E-mail.

Ada tiga jenis e-mail yang dapat digunakan oleh pengguna internet, yaitu web based mail, pop mail, dan e-mail forwarding.

 

Web Based Mail

Adalah e-mail yang berbasis web, di mana semua kegiatan surat menyuat dilakukan melalui web mail. Untuk dapat menggunakan e-mail jenis ini kita harus terhubung dengan internet terlebih dahulu.

Pop Mail

Adalah e-mail yang berbasis client, kita dapat menulis dan mengelola e-mail tanpa harus terhubung dengan internet. Kita memerlukan koneksi dengan internet hanya pada saat proses pengiriman dan penerima e-mail. Untuk memakai e-mail jenis ini, kita memerlukan software khusus untuk pop mail, misalnya Micrsoft Outlook dan Eudora.

E-mail Forwarding

Pada prinsipnya e-mail forwarding merupakan layanan e-mail yang digunakan untuk meneruskan e-mail ke alamat e-mail yang lain. E-mail forwarding sangat cocok untuk kita yang sering berganti-ganti alamat e-mail atau kita yang mempunyai banyak alamat e-mail. Dengan e-mail forwarding kita dapat menyembunyikan alamat e-mail kita yang asli, alamat yang akan ditampilkan adalah alamat e-mail forwarding tersebut.

Untuk berkomunikasi melalui e-mail, setiap pengguna harus memiliki alamat e-mail yang berbeda antara satu dengan yang lainnya. Kita dapat memperoleh dan memiliki amat e-mail dengan cara mendaftarkan diri pada web penyedia layanan e-mail yang disebut web mail. Ada banyak web mail yang dapat digunakan, namun yang paling banyak digunakan oleh pengguna adalah Yahoo! Mail.

Banyaknya ragam atau fasilitas dalam menggunakan e-mail menjadikan pengguna e-mail harus lebih berhati-hati dalam menggunakannya sebagai sarana komunikasi. Karena, disamping memiliki banyak kelebihan, e-mail juga memiliki beberapa kelemahan. Adapun kelebihan dan kelemahan e-mail dapat kita lihat pada tabel berikut ini:

Kelebihan

Kelemahan

1.    Nyaman, karena tidak perlu pergi ke kantor pos, cukup duduk di depan komputer anda yang sudah terhubung dengan Internet. 2.    Cepat, pengiriman e-mail dapat berlangsung dengan cepat asal saluran Internet yang digunakan tidak bermasalah. 3.   Murah, sekali anda terhubung ke Internet, biaya pengirimana e-mail relatif sangat murah dibandingkan dengan menggukan perangko. 4.    Hemat Sumber Daya, tidak perlu membeli kertas, pulpen, perangko. 5.    Aman, karena e-mail dilengkapi denganpassword. 6.    Reliabel, e-mail dapat disimpan di e-mail server, e-mail tidak akan hilang kecuali apabila dihapus. 7.    Global, e-mail dapat dikirim ke seluruh dunia. 8.    Memungkinkan pengiriman pesan berformat multimedia, e-mail yang dikirim dapat berupa teks, gambar, video, program, suara dll.

1.    Salah kirim, karena salah menulis alamat e-mail yang dituju. 2.    Rawan penyadapan, karena password yang kita gunakan diketahui oleh orang lain, atau karena menggunaka web e-mail gratis. 3.    Adanya kemungkinan pemalsuan identitas. 4.    Kebanjiran e-mail/ spam/ mailboxnya penuh. 5.    Respon terlambat.

Nah, setelah pengguna mengetahui kelebihan dan kelemahan e-mail, pengguna juga harus mengetahui bagaimana etika ber-email. Hal ini dikarenakan bahasa tulis (melalui e-mail) sering menimbulkan berbagai macam makna yang belum tentu dipahami oleh penerima e-mail. Etika ber-email bertujuan untuk meminimalkan kesalahpahaman di antara pengguna.

Adapun etika atau hal-hal yang harus dilakukan oleh pengguna ketika berkomunikasi melalui email antara lain:

1. Menjawab dengan tepat dan to the point.

Jangan menulis email terlalu panjang. Email yang panjang membuat penerima email menjadi bosan untuk membacanya.

2. Menjawab semua pertanyaan dan cobalah supaya tidak ditanya kembali.

Jika membalas sebuah email, jawablah semua pertanyaan sampai tuntas dan cobalah untuk menerangkan sejelas mungkin sehingga tidak akan menimbulkan pertanyaan ulang. Jika kita tidak menjawab sampai tuntas, kita akan mendapatkan pertanyaan yang sama dari pengirim yang sama di kemudian hari. 

3. Menggunakan gramatik dan pengejaan yang benar serta punktuasi yang nyaman.

Punktuasi adalah susunan kalimat atau ejaan yang tepat. Email tanpa punktuasi yang nyaman, misalnya dengan kalimat yang sangat panjang tanpa koma atau titik, akan sangat susah dibaca dan dimengerti maknanya.

4. Menjadikan email sebagai sesuatu yang personal.

Email yang bersifat personal adalah email yang kita ketik langsung dan merefleksikan jati diri kita. Hindari kata-kata atau kalimat yang seolah-olah membuat email kita adalah email yang otomatis dibuat oleh sistim.

5. Menjawab e-mail tepat waktu.

Sebaiknya ketika kita mendapatkan sebuah e-mail, usahakan untuk membalas email pada saat itu juga. Jika email membutuhkan jawaban yang lumayan panjang dan waktu kita tidak mencukupi, silahkan balas dengan kata-kata bahwa kita akan menjawab secara detail di hari berikutnya karena membutuhkan sedikit tambahan waktu. 

6. Menggunakan layout yang benar.

Arinya : tambahkan baris kosong di setiap paragraf, hindari penulisan paragraf yang panjang, dan selalu menggunakan punktuasi yang wajar. Jika perlu, gunakan penomoran untuk menjelaskan item yang berderet.

7. Jangan menulis email dengan HURUF BESAR.

Jika kita menulis email dengan huruf besar, penerima e-mail kita akan mengartikannya bahwa kita sedang marah atau berteriak, walaupun mungkin maksudnya bukan seperti itu. Jika ingin memberi penekanan terhadap salah satu kata, cukup kata yang ingin ditekankan yang kita tulis dengan huruf besar. Jangan seluruh kalimat.

8. Baca dulu sebelum dikirim.

Kadangkala, ada beberapa item yang ingin kita edit atau juga beberapa hal yang ingin disisipkan di email yang akan kita kirim. Jika kita membaca email secara keseluruhan terlebih dahulu, ini memungkinkan kita untuk melakukan koreksi seperlunya. Termasuk penggunaan gramatik atau ejaan yang benar.

9. Hati-hati menggunakan singkatan dan emoticon.

Untuk email resmi, hindari penggunaan kata-kata singkatan seperti BTW (By The Way) atau IMHO (In My Humble Opinion). Hal ini dikarenakan belum tentu penerima email kita mengerti apa makna singkatan tersebut. Juga pemakaian emoticon atau smiley seperti ini .

10. Jangan menggunakan email untuk berdiskusi tentang sesuatu yang rahasia.

Hal ini dikarenakan penerima email kita, secara sengaja atau tidak, mem-forward-kannya (meneruskannya) ke orang lain tanpa sepengetahuan kita.

11. Menggunakan subject atau judul secara benar.

Selalu menggunakan judul yang sesuai dengan isi email kita. Jangan pernah menggunakan judul dengan satu kata saja karena hal itu tidak memberikan penjelasan apapun juga.

12. Jangan pernah membalas email SPAM

Jika kita membalas email SPAM, apapun balasan kita, akan membuat pengirim SPAM mengetahui bahwa email kita adalah email yang aktif. Ini akan membuat kita semakin banyak menerima SPAM

Selamat mencoba! Mari kita gunakan e-mail dengan bijak dengan etika yang baik dan menghindari berbagai hal yang berhubungan dengan Kelemahan Menggunakan E-Mail.

from here